導入事例

購買業務のDXで作業効率大幅アップ！仕入れコスト6%+見えないコストの削減にも成功！／株式会社間口様インタビュー

長年の課題であった煩雑な調達業務全般の改善取り組みに買いやす.netパートナーズ（以下本サービス）を採用された株式会社間口様。本サービスを導入された経緯、業務改善状況についてお話を伺った。

株式会社間口 調達部 物販推進課 調達課 課長の門馬徹氏。
2021年4月 調達部に着任されて間もなく、グループ全体の購買業務の効率化を喫緊の課題とし、取り組んでこられた。

• 導入効果

  業務効率化と経費削減を両立！
  -６名体制で丸一日かかっていた稼働がゼロに！余った時間で新たな業務にもチャレンジ！
  -70社あった仕入れ先を約半分に集約。支払い処理も大幅に圧縮！
  -承認機能と購買分析データで不透明だった購買状況の見える化が実現！
  -導入初年度で仕入れコスト6％+見えないコストの経費削減に成功！

  ■重点課題 1.購買業務の効率化

  調達部としての稼働がゼロに！

  購買業務の稼働について、本サービス導入前は、日に３０～４０件の対応が必要で、その対応に要する時間はおおよそ90分（/件）。調達部の人員6名体制で丸一日処理に費やしていたことになる。これがほぼゼロになったそうだ。
  
  その理由のひとつに、特によく利用する自社オリジナルユニフォームをサイト上に商品追加したことが挙げられる。
  「自社オリジナルユニフォームの注文機能はもちろんのこと、在庫状況・納期などの情報をサイト上に掲載しておくことで見える化が図れ、調達部での対応はなくなりました。
  導入前に取引していた仕入先は70社程度あったが、今では約半分に集約。今後少しずつ本サービス内に取り込み、最終的には一元化したいとの意向だ。
  
  その削減効果は、初年度で仕入れコストとして年間6％圧縮、作業量や時間などの見えないコストも含めるとそれ以上の削減につながる試算という。

  経理連携データの活用で支払い処理時間は半分に

  請求時には「経理連携データ」を提供してもらえるので、弊社の経理システムに取り込むことで処理が完了、支払い処理時間は半分程度に圧縮できています。調達部内の稼働が大幅に削減できた分、担当者は少しずつ新たな業務にもチャレンジできるようになりました。」

  ■重点課題 2.グループ各事業所の利便性の向上

  利便性の向上と同時に稼働削減に寄与

  「掲載商品のシンプル化でスムーズな購買導線を重視した点と、買いやす.net掲載商品は、一点からでも送料込みで購入できるので、ムダな買い足しが不要になった点は大きな相乗効果を生みました。」

  ■重点課題3.購買業務のプロセスに承認機能を設ける

  システム上の承認機能で購買の透明性や妥当性を確保

  購買業務のプロセスに承認機能を設ける点についても、事前承認されたものだけが発注できるようになったこと、毎月の購買分析データの提供により、発注前後のチェック機能により透明性や妥当性を確保することに成功。この購買分析データを定期的に全社へ展開することにより、コスト意識の醸成や、申請・承認ルールの徹底につなげているという。 

• 導入の背景・課題

  グループ企業全体の購買業務の効率化、経費削減、申請・承認ルールの統一化

  ■購買業務全般のスリム化に向けた環境構築が急務

  「本サービスの導入前は、130を超えるグループ内各事業所から要求された物品の購買業務全般を本社調達部が一括して対応していました。なかでも、各事業所が頻繁に利用する自社オリジナルユニフォームの在庫の確認や、納期の問い合せ対応には多くの時間を費やしていました。」
  はじめに、一般的な消耗品については、各事業所から直接大手通販サイトで調達することに変更。一定の稼働削減効果はみられたものの、当時は決裁権者による事前承認ルールが統一されておらず、請求書が届くまで購買状況が不透明な状態だったという。
  
  また、その通販サイトでは一定注文額以上でなければ送料が必要で、少額注文の際は余計な買い足し、もしくは一定の注文額に達するまで注文を控えたりと、送料の縛りにもストレスを抱えていた。
  「幅広い商品ラインアップは便利な反面、同じ商品でも最安値のものを見つけづらく、一つ探すにも時間もかかりますし、探し切れずに割高なものを買ってしまっていた可能性も。各事業所の担当者をこういった余計な作業から解放させたいという思いもありました。」

  ■重点課題は「購買業務の効率化」「グループ各事業所の利便性の向上」「購買業務のプロセスに承認機能を設ける」こと

  着任当初の引継ぎでは、すでに別の購買システムの導入が本格的に検討されていたそうだ。
  門馬氏はその導入にいくつかの懸念を抱いていたという。
  検討中のシステムベンダーは担当者が１名体制で、問合せの回答に時間を要することも。導入後になにかあった際のフォロー体制を不安視していたそうだ。また、システム仕様に関しては、「決められた範囲内で」と限定的だったという。
  「調達部に着任して半年が経った頃、テルウェル西日本の営業担当者より本サービスの提案があり、弊社で検討している内容、課題に感じていることなど色々と相談しました。営業担当者の方のレスポンスがとても速く、安心感が持てたことから前向きに検討することにしました。」

• サービス選定理由

  自由度の高いシステム仕様、取り扱い商品の価格比較、自社ユニフォームの商品追加、充実度の高いフォロー体制

  ■本サービスの導入にむけて

  導入検討にあたっては、購買実績データをもとに、それまでの通販サイトと買いやす.netでの取扱い商品や価格の分析、導入検討中の購買システムとの仕様比較を徹底的に行い、価格面では同等もしくはコスト減となること、システム仕様の優位性を確認し、フォロー体制なども加味して慎重に検討しました。

  ■提案から３か月で導入決定！

  「上層部を含め、社内では他社システムで進めるつもりでいたため、本サービスの採用に向けての綿密な調整は必須でした。関連部署や上層部からの質問などにもスピーディに回答をもらえたので、疑問点はその都度つぶしていくことができ、社内稟議を経て提案を受けてから３か月後には無事導入の運びとなりました。」

  ■自社オリジナルのサイトが構築されたような特別感

  導入に向けた要件定義では各事業所の作業軽減を意識したシンプルかつ厳選した商品構成にこだわり、特によく使う自社オリジナルユニフォームを商品追加し、在庫や納期もサイト上で確認できるよう配置した。また、間口グループ専用ページのデザイン面など、細かい部分にも妥協しなかった。
  「あらゆる要望を聞いていただけ、自社オリジナルのサイトが構築されたような特別感を感じています。できる限りのカスタマイズに応じていただけるところも、大きな採用ポイントのひとつでした。」

  ■シンプルな操作性と手厚いサポートで円滑に導入

  大規模なグループ内で長年続いていた購買ルールの全面改定には混乱がつきもの。門馬氏は導入当時を振り返る。
  「本サービスは特別難しい操作も必要なく、各事業所の担当者も通販サイトでの注文にはある程度リテラシーがあるのですが、事前説明会を実施することにしました。その際にも営業担当者の方からのサポートは、円滑な導入への一助となりました。このような手厚いサポートもあり、大きな混乱なく2022年4月無事にスタートすることができました。」

  ■インタビューの最後に

  「本サービスを採用したのは大正解でした。購買業務の抜本的な効率化に加え、経費削減・社内ルールの統一化など同時にいくつもの課題が解決できました。本システムの利用にはサービス利用料が必要ですが、コスト削減額に加え、グループ全体の稼働削減状況を鑑みれば、高くはないと感じています。今後も更なる業務改善が加速していくことが楽しみです。」と締めくくった。

業種：	総合物流業
事業内容：	物流関連事業、車輛関連事業、陸運事業 訪問看護・介護事業、不動産業
拠点数：	138か所
従業員数：	15,328人

※2022年4月現在

間口グループは、マグチグループ株式会社を筆頭に35社のグループ事業会社 (7のディビジョンカンパニーを含む)で構成される総合物流企業。明治34年(1901年)、大阪港を基盤に港湾運送の事業者として創業。昭和40年代からはスーパーマーケット等の流通業界において、お得意先様の物流システムの構築に参画。現在では物流業だけでなく、商品陳列、不動産業、介護事業など多角的に業務を拡大している。